Vetvision Bas

Tidbok pch planering

Tidboken har en färgstyrd planeringsfunktion där du kan lägga in arbetsschema. Tider bokas med den information du väljer att ta med. Härifrån kan du gå till funktionen Sök journal, antingen med en gång eller vid besökstillfället.

Utöver ovan visade dagplan för flera veterinärer finns 3 andra sätt att jobba med tidboken på: Den mer detaljerade dagplanen för 1 veterinär, veckoplanen per veterinär och slutligen översiktsplanen som är speciellt lämpad för tidbokning på större kliniker/djursjukhus. Funktionen Patientflow låter dig ha full kontroll över flödet av patienter under dagen, t ex om patienten är ankommen och sitter i väntrummet.

Bokningstyper kan knytas till varje bokning och ger en extra dimension av möjligheter, så som tidsrymd på bokningen, SMS-utskick, automatiskt skapande av konsultationsorsak på bokningskortet, automatiskt skapande av konsultation vid ankomstregistrering och styrning av internetbokningar (tillköpsmodulen).

Sök journal

Skriv in några bokstäver i det eller de fält du känner till: Patientnamn, kundnamn, adress, postnummer, telefonnummer, personnummer, djurslag, ras, passnummer eller mikrochip. Välj Sök och en kraftfull sökmotor hittar snabbt den patient som uppfyller sökvillkoren. Det är även möjligt att söka på fri journaltext, t.ex. medicin eller diagnos. Återfinns inte patienten får du automatisk upp en bild där du ges möjlighet att upprätta ett nytt patientkort på en befintlig eller ny kund.

Patient- och kundkort

Patientkortet innehåller all nödvändig information om patient, försäkring och kund.

Patienten kan få en ”egen” veterinär, meddelande om det kommer i så fall upp vid tidbokning. För hästveterinären finns möjligheten att registrera uppgifter om patientens stamtavla och härkomst.

Under statusfliken kan anges om djuret står på speciell medicin eller foder. Vacc.status samlas automatiskt upp här och visas med vaccinationstyp och datum.

Konsultation

Varje konsultation visas med en rad innehållande datum, konsultationstyp, konsultationsorsak och veterinär. När journalen är skriven och debiteringsrader har påförts, visas automatiskt slutsumman för konsultationen.

Journalen

Journalskrivningen är strukturerad i:

- Undersökning

- Diagnos

- Ordination/Terapi

- Instruktioner

- Epikris/Sammanfattning

Journalens första flik innehåller anamnes och klinisk undersökning, där du har möjlighet att arbeta med mallar för undersökningar eller skriva fri text – helt efter dina egna önskemål.

Andra fliken innehåller diagnos och ordination / terapi där du anger behandlingar, operationer, preparat m.m. Även här kan mallar i form av kompletta ordinationslistor utnyttjas. 

Under fliken Instruktioner kan du både skriva fri text (interna noteringar) och ge eftervårdsråd till djurägaren. Redan vid leveransen får du tillgång till 30 standardiserade eftervårdsråd och resten lägger du upp själv.

Under fliken Epikris / Sammanfattning kan du skriva fri text eller låta systemet skapa en sammanfattning av journalen som du kan redigera eller komplettera innan den skrivs ut i brevform till remitterande veterinär, försäkringsbolag eller djurägare.

Den strukturerade journalskrivningen underlättar ditt arbete. Anger du det första tecknet i en undersökning, svarar systemet med det fullständiga namnet, ordinerar du en vaccination skapas automatiskt en reminder och möjlighet till utskrift av vaccinationsintyg, avlivar du en patient markeras djuret som död, utför du en kastrering skiftas djurets kön till kastrerad, ordineras en medicin på recept kan receptet skrivas ut.

Automatisk debitering

Debitering sker automatiskt baserat på de undersökningar och den ordination / terapi du har angivit i journalen. Debiteringen sker via din egen detaljerade prislista. För varje enskild enhet i prislistan kan du ange fler debiteringsrader, på så sätt att du utöver arvoden kan lägga på suturmaterial, kragar, övrigt förbrukningsmaterial, porto och expeditionsavgift m.m. efter behov. Även om systemet har gjort en automatisk debitering kan du själklart justera priset, till exempel rabattera vissa debiteringsrader, ta bort någon rad eller ändra pris, alternativt antal.

Reminder

Du kan ha ett obegränsat antal olika typer av reminders; såsom vaccination, tandsten, veteran- och hälsokontroll samt hormonbehandling. Personlig reminder med djurnamn och djurslag inflätat i texten kan skrivas ut på kort och/eller listor.

Dokument och ritningar

Med dokumenthanteringsfunktionen kan du skapa brev (Word), kalkylblad (Excel) samt ritningar direkt från journalen och även knyta digitala bilder, inskannade provsvar m.m. direkt till journalen. Därefter kan de öppnas med en enkel knapptryckning.

Du kan använda valfritt ritnings- och bildbehandlingsprogram som stöds av Windows. I nedanstående exempel har vi använt Paint och ritat in markeringar på ett tandkort.

Shop / kassaregister

Försäljning av foder och djurvårdsartiklar sker på samma räkning som besöket. Programmet håller redovisningsmässigt reda på vilka intäkter som hör till vilket konto. Det finns också en funktion för kontantförsäljning och streckkodsläsare kan kopplas in på datorn i receptionen.

För de som vill ha en snabb, enkel och 100 % korrekt streckkodsbaserad försäljning av foder och andra shopartiklar med utskrift av kvitto på löpande rulle erbjuder Vetvision modulen Shop som tillägg, lägg till Vetvision kassaregister så följer kliniken  Skatteverkets regler och föreskrifter kring kontaktförsäljning oavsett omfattning av försäljning.

Kvitto, faktura och direktreglering

Skriver du journal i samband med undersökningen är kvittot/fakturan klar för utskrift så fort du är klar med undersökningen. Eventuellt foderköp påförs räkningen och betalningssätt (Kontant / Babs / Faktura) anges. Direkt efter kan kvittot/fakturan skrivas ut och i samma stund bokförs också transaktionerna. Funktion för direktreglering mot försäkringsbolag finns. Det direktreglerade beloppet upptas i redovisningen som tillgodohavande hos försäkringsbolaget.

Fullt integrerad ekonomistyrning

Redovisning

En komplett kontoplan, riktad mot veterinärverksamhet, finns inlagd.  Dina kvitton och fakturor blir automatiskt bokförda på gällande intäktskonton tillsammans med din utgående moms och kassakontot. 

Registrering av leverantörsfakturor, utbetalningar, löner etc. sker i en redovisnings-journal. För skattedeklarationen finns automatisk momsrapport och momsavräkning.

Hela ekonomistyrningssystemet är datum- och transaktionsbaserat. Detta betyder att du slipper besvärliga rutiner för periodslut och att du snabbt, on-line, kan erhålla den ekonomiska överblick du behöver. SIE-fil för elektronisk överföring av redovisningen till din revisor finns inbyggt.

Kundreskontra

Ett kundreskontrasystem gör det enkelt för dig att ha bra kontroll över din kundfordran. Skulder från både kund och försäkringsbolag bokförs automatiskt. Inbetalningar registrerar du i speciell inbetalningsjournal och betalningspåminnelser kan skrivas ut automatiskt. Åldersuppdelade kundsaldolistor, kundreskontralistor, kundförsäljnings-statistik, ”10 i topp”-listor m.m. ger dig nyttig information och överblick.

Inköp och lager

Har du shop - av större eller mindre omfattning - med försäljning av foder och andra artiklar, är det kanske en idé att utnyttja modulerna lager och inköp. Modulen håller reda på hur mycket du har kvar av varje artikel. Du kan automatiskt skapa inköpsförslag som kan redigeras innan inköpsorderna skrivs ut - klara för att faxa till leverantörerna. När varorna ankommer registrerar du detta med några få knapptryckningar - och samma med fakturan. När du använder lager och inköpsmodulerna kostnadsbokförs artiklarna vid försäljning. Detta betyder, att du inte behöver räkna lagret vecka för vecka, månad för månad, för att kontrollera överskottet från din shop.

Anläggningstillgångar

För djursjukhus och större kliniker kan det vara en bra idé att låta datorn hålla reda på varje enskild anläggningstillgång – avskrivningsmässigt men också för uppgifter om försäkring, underhåll m.m.

Mycket annan administrativ hjälp – t ex:

TO-DO - lista

Vill du komma ihåg att ringa en djurägare för att kolla läget eller ge ett provsvar skapar du en TO-DO till dig själv direkt från djurets journal. Vill du att en kollega ska se på ett fall skapar du en TO-DO till honom/henne.

TO-DO:s kan skapas på många platser i Vetvision Bas och behöver inte vara relaterade till patienter. Det kan också vara t.ex. ”Köp flera etikettrullar”. På TO-DO listan kan uppgifterna överblickas, planeras och markeras avslutade. Uppgifter som berör patienter har snabblänk direkt till patientjournal, patientkort och kundkort. Du kan få listan att visa uppgifter som har tillkommit sedan sist och du har även möjlighet att skicka en TO-DO vidare till någon annan.

Statistik

Vetvision Bas innehåller en lång rad av statistiker som alla kan selekteras och avgränsas på olika kriterier.

T.ex. en avancerad konsultationsstatistik som ger dig möjlighet att löpande följa och värdera utvecklingen i din verksamhet. Statistiken visas valfritt per dag, vecka, månad, kvartal eller år. Intäkter, antal konsultationer och medelvärdet per konsultation kan kontrolleras efter ett flertal olika kriterier. Eventuella marknadsförings-, konkurrens- eller prissättningsmässiga problem upptäcks snabbt och lika snabbt kan du se om de åtgärder du sätter in för lösning av problemet ger önskat resultat.

(statistik gällande ekonomi, lager, leverantörer mm finns under respektive huvudmeny och visas inte här. För mer information om dessa delar av programmet kontakta Vetvision Software Svenska AB)

SJV-rapport

Hästveterinärer kan automatiskt skapa en rapport som skickas till Statens Jordbruksverk på diskett eller e-post enligt de regler som gäller för rapportering.