Vetvision Total

Tidbok och planering

Tidboken har en färgstyrd planeringsfunktion där du kan lägga in arbetsschema. Tider bokas med den information du väljer att ta med. Härifrån kan du gå till funktionen Sök journal, antingen med en gång eller vid besökstillfället. Du når också journalen eller journalens debitering med en enkel knapptryckning.

Utöver nedan visade dagplan för flera veterinärer finns 3 andra sätt att jobba med tidboken på: Den mer detaljerade dagplanen för 1 veterinär, veckoplanen per veterinär och slutligen översiktsplanen som är speciellt lämpad för tidbokning på större kliniker och djursjukhus. Funktionen Patientflow låter dig ha full kontroll över flödet av patienter under dagen, t ex om patienten är ankommen och sitter i väntrummet.

Bokningstyper kan knytas till varje bokning och ger en extra dimension av möjligheter, så som tidsrymd på bokningen, SMS-utskick, automatiskt skapande av konsultationsorsak på bokningskortet, automatiskt skapande av konsultation vid ankomstregistrering och styrning av internetbokningar (tillköpsmodulen).

Sök journal

Skriv in några bokstäver i det eller de fält du känner till: patientnamn, kundnamn, adress, postnummer, telefonnummer, personnummer, djurslag, ras, passnummer eller mikrochip. Välj Sök och en kraftfull sökmotor hittar snabbt den patient som uppfyller sökvillkoren. Det är även möjligt att söka på fri journaltext, t.ex. medicin eller diagnos. Återfinns inte patienten, får du automatisk upp en bild där du ges möjlighet att upprätta ett nytt patientkort, på en befintlig eller ny kund.

Patient- och kundkort

Patientkortet innehåller all nödvändig information om patient, försäkring och kund.

Patienten kan få en ”egen” veterinär, meddelande om det kommer i så fall upp vid tidbokning. För hästveterinären finns möjligheten att registrera uppgifter om patientens stamtavla och härkomst. Här finns också möjlighet att registrera patient och kund i grupper, t ex uppfödare, blodgivare, tjänstehundar mm. Ge grupperna pop-up funktion och du kan få informationen om gruppen/erna vid tidbokning, debitering, journalskrivning osv. i form av en pop-up ruta. Under statusfliken kan anges om djuret står på speciell medicin eller foder. Vaccinationsstatus samlas automatiskt upp här och visas med vaccinationstyp och datum.

Journalen

Journalskrivningen är strukturerad i:

• Anamnes
• Klinisk undersökning
• Diagnostiskt test
• Diagnos
• Ordination/Terapi
• Instruktioner
• Stationärvård
• Epikris/Sammanfattning
• Journalutdrag

Journalens första flik är Anamnes där du skriver anamnesen med fri text.

Den andra fliken är Klinisk undersökning. Under den kliniska undersökningen kan du använda dig av färdiga mallar, befintliga eller skapa egna. Du kan också välja att bara skriva med fri text.

Därefter följer Diagnostiska test där du registrerar vilka test som utföras: kategori (klinisk kemi, röntgen etc.) samt typ av prov inom kategorin. För varje kategori du anger fyller du i ett kort med uppgifter om relevanta fakta, frågeställning samt vilken undersökning du vill ha gjord. Som tillägg till Vetvision Total kan du få programmoduler för automatisk registrering av analysresultatet från ett antal analysapparater. Har du digital röntgen och/eller ultraljud kan även det kopplas med Vetvision Total, se sidans inledande text.

Under fliken Diagnos anger du diagnosen och har även möjligt att ställa en prognos.

Vidare följer Ordination/Terapi där du anger behandlingar, operationer, preparat m.m. Även här kan mallar i form av kompletta ordinationslistor användas.

De övriga flikarna är Instruktioner där du kan göra interna noteringar eller skriva ut eftervårdsråd från standardiserade mallar, Stationärvård för inneliggande patienter samt slutligen Epikris /Sammanfattning där du skriva fri text och Journalutdrag där du kan låta systemet skapa en sammanfattning av journalen som du kan redigera eller komplettera innan den skrivs ut i brevform till remitterande veterinär, försäkringsbolag eller djurägare.

Konsultation

Varje konsultation visas med en rad innehållande datum, konsultationstyp, konsultationsorsak och veterinär mm. När journalen är skriven och debiteringsrader har påförts, visas automatiskt slutsumman för konsultationen.

Debitering

Debitering sker automatiskt baserat på de undersökningar och den ordination /terapi du har angivet i journalen. Debiteringen sker via din egen detaljerade prislista. För varje enskild enhet i prislistan kan du ange fler debiteringsrader, på så sätt att du utöver arvoden kan lägga på suturmaterial, kragar, övrigt förbrukningsmaterial, porto och expeditionsavgift m.m. efter behov. Även om systemet har gjort en automatisk debitering kan du självklart justera priset, till exempel rabattera vissa debiteringsrader, ta bort någon rad eller ändra pris alternativt antal.

Remisshantering

Med hjälp av remisshanteringen får du en samlad bild av alla remisser; klinisk kemi, röntgen, mikrobiologi m.m. Du kan söka fram en remiss genom att exempelvis ange kategori, beställande veterinär, kategori och status (beställt, taget, analyserat etc.).

Här kan du också notera provets resultat – detta kan naturligtvis också ske direkt i journalen under fliken Diagnostiska test.

Under remisshanteringen finns även funktioner för att skapa nya externa remisser och fakturera dessa.

Inkommande remisser

Har du patienter som har remitterats till kliniken/sjukhuset, håller du reda på dessa med hjälp av Remitterande veterinär.  Du kan söka på behandlande veterinär, namnet på den remitterade kliniken eller veterinären samt om du har skickat epikris.  

Reminder

Personlig reminder med djurnamn och djurslag inflätat i texten kan skrivas ut på kort och / eller listor.

Dokument, ritningar och bilder

Med dokumenthanteringsfunktionen kan du skapa brev (Word), kalkylblad (Excel) samt ritningar direkt från journalen och även knyta digitala bilder, inskannade provsvar m.m. direkt till journal. Därefter kan de öppnas med en enkel knapptryckning.

Du kan använda valfritt ritnings- och bildbehandlingsprogram som stöds av Windows. I nedanstående exempel har vi använt Paint och ritat in markeringar på ett tand- och ögonkort.

Shop / kassaregister

Försäljning av foder och djurvårdsartiklar sker ofta på samma räkning som besöket. Programmet håller redovisningsmässigt reda på vilka intäkter som hör till vilket konto. Det finns också en funktion för kontantförsäljning och streckkodsläsare kan kopplas in på datorn i receptionen.

För de som vill ha en snabb, enkel och 100 % korrekt streckkodsbaserad försäljning av foder och andra shopartiklar med utskrift av kvitto på löpande rulle erbjuder Vetvision modulen Shop som tillägg, lägg till Vetvision kassaregister så följer kliniken  Skatteverkets regler och föreskrifter kring kontaktförsäljning oavsett omfattning av försäljning.

Kvitto, faktura och direktreglering

Skriver du journal i samband med undersökningen är kvittot/fakturan klar för utskrift så fort du är klar med undersökningen.

Eventuellt foderköp påförs räkningen och betalsättet (Kontant/Babs/Faktura) anges.

Direkt efter kan kvittot/fakturan skrivas ut och i samma stund bokförs också transaktionerna.

Funktion för direktreglering mot försäkringsbolag finns. Det direktreglerade beloppet upptas i redovisningen som tillgodohavande hos försäkringsbolaget.

Fullt integrerad ekonomistyrning

Redovisning

En komplett kontoplan, riktad mot veterinärverksamhet, finns inlagd.  Dina kvitton/fakturor blir automatiskt bokförda på gällande intäktskonton tillsammans med din utgående moms och kassakontot. 

Registrering av leverantörsfakturor, utbetalningar, löner etc. sker i en redovisningsjournal. För skattedeklarationen finns automatisk momsrapport och momsavräkning.

Hela ekonomistyrningssystemet är datum- och transaktionsbaserat. Det betyder att du slipper besvärliga rutiner för periodslut och att du snabbt, on-line, kan erhålla den ekonomiska överblick du behöver. SIE-fil för elektronisk överföring av redovisningen till din revisor finns inbyggt.

Kundreskontra

Ett kundreskontrasystem gör det enkelt för dig att ha bra kontroll över din kundfordran. Skulder från både kund och försäkringsbolag bokförs automatiskt. Inbetalningar registrerar du i speciell inbetalningsjournal och betalningspåminnelser kan skrivas ut automatiskt.

Åldersuppdelade kundsaldolistor, kundreskontralistor, kundförsäljningsstatistik, ”10 i topp”-listor m.m. ger dig nyttig information och överblick.

Leverantörsreskontra

Leverantörsreskontran hjälper dig att hålla reda på leverantörsfakturor och betalningen av dessa. Modulen innehåller leverantörskartotek, inköpsjournal till registrering av leverantörsfakturor och utbetalningsjournal till registrering av utbetalningar. Utbetalningsjournalen innehåller en funktion som automatisk kan ge dig förslag på vilka fakturor som borde betalas. Du kan även köpa till en modul som överför dina utbetalningar direkt till bankgirocentralen.

Inköp och lager

Har du shop - av en viss omfattning - med försäljning av foder och andra artiklar, är det kanske en idé att utnyttja modulerna lager och inköp. Modulen håller reda på hur mycket du har kvar av varje artikel. Du kan automatiskt skapa inköpsförslag som kan redigeras innan inköpsorderna skrivs ut - klara för att faxa till leverantörerna. När varorna ankommer registrerar du detta med några få knapptryckningar - och samma med fakturan. När du använder lager och inköpsmodulerna kostnadsbokförs artiklarna vid försäljning. Detta betyder, att du inte behöver räkna lagret vecka för vecka, månad för månad för att kontrollera överskottet från din shop.

Anläggningstillgångar

För djursjukhus och större kliniker kan det vara en bra idé att låta datorn hålla reda på varje enskild anläggningstillgång – avskrivningsmässigt men också för uppgifter om försäkring, underhåll m.m.

Mycket annan administrativ hjälp, bl a:

TO-DO

Vill du komma ihåg att ringa en djurägare för att kolla läget eller lämna ett provsvar skapar du en TO-DO till dig själv direkt från djurets journal. Vill du be en kollega att se på ett fall skapar du en TO-DO till honom/henne.

TO-DO:s kan skapas på många platser i Vetvision Bas och behöver inte vara relaterade till patienter. Det kan också vara t.ex. ”Köp flera etikettrullar”. På TO-DO listan kan uppgifterna överblickas, planeras och markeras avslutade. Uppgifter som berör patienter har snabblänk direkt till patientjournal, patientkort och kundkort. Du kan få TO-DO-listan att visa uppgifter som har tillkommit sedan sist och du har även möjlighet att skicka en TO-DO vidare till någon annan på kliniken.

Statistik

Vetvision Total innehåller en lång rad av statistiker som alla kan selekteras och avgränsas på olika kriterier. T.ex. en avancerad konsultationsstatistik som ger dig möjlighet att löpande följa och värdera utvecklingen i din verksamhet. Statistiken visas valfritt per dag, vecka, månad kvartal eller år. Intäkter, antal konsultationer och medelvärdet per konsultation kan kontrolleras efter ett flertal olika kriterier. Eventuella marknadsförings-, konkurrens- eller prissättningsmässiga problem upptäcks snabbt och lika snabbt kan du se, om de åtgärder du sätter in för lösning av problem ger önskat resultat.

(statistik gällande ekonomi, lager, leverantörer mm finns under respektive huvudmeny och visas inte här. För mer information om dessa delar av programmet kontakta Vetvision Software Svenska AB)